Los envíos prerregistrados podrán ser preparados tanto por clientes particulares como por clientes con contrato, diferenciándose en la modalidad de facturación del servicio.
Los envíos han de venir con la etiqueta correspondiente generada por el sistema de prerregistro, y siempre deben darse de alta de forma unitaria en IRIS, nunca deben presentarse a través de albarán. En alguna ocasión cuando se trata de envíos unitarios o entregas de pocas unidades pueden no traer la etiqueta generada, pero siempre se ha de facilitar el número del envío al admisor para que lo introduzca en el sistema y compruebe que los datos son correctos.
Los clientes particulares deben pagar por Internet en el momento de prerregistrar los envíos en Mi Oficina. No entran en este tipo de envíos los de logística inversa. Los clientes con contrato pagarán con cargo al contrato.
Los productos que el cliente puede presentar prerregistrados son:
Lo primero que se ha de hacer es Informar al cliente de la necesidad de declarar el contenido de los envíos, ya que hay muchas mercancías que no pueden circular por Correos y comprobar que el envío puede circular:
Al tratarse de envíos prerregistrados, el cliente cuando va a la Oficina de Correos a depositarlos, debe presentarlos preparados para su admisión, con las etiquetas adheridas a los envíos que previamente debe haber generado a través del sistema de preregistro.
Los envíos prerregistrados llevan toda la información asociada al envío (datos de destino, remitente, peso, valores añadidos y producto) en la propia etiqueta, por lo que no hay que adherir ninguna etiqueta identificativa.
No es necesario seleccionar producto. Se lee el código de la etiqueta directamente en el campo de lectura de código, desde IRIS>>Admisión>>Envíos Postales y el sistema indica el producto de que se trata.
Si al leer el código de barras el sistema no devuelve información, o el sistema lanza un mensaje de error que impide la admisión, se informa al cliente y no se admiten los envíos.
En ningún caso se deben admitir envíos que no tengan información, pues todos los envíos se deben cursar con el evento de admisión en IRIS y para que esto ocurra antes deben haber sido prerregistrados.
Antes de devolver el envío al cliente se puede consultar en el localizador de envíos, leyendo el código de barras, para verificar que el problema no es de conexión entre sistemas, si tampoco aquí hay información se ha de devolver al cliente.
Cuando el sistema devuelve la información del prerregistro se debe comprobar que los datos coinciden con la modalidad del envío que presenta el cliente.
Al tratarse de cartas certificadas o notificaciones prerregistradas, el cliente ha de presentarlas preparadas para su admisión, con las etiquetas adheridas a los envíos que previamente el cliente debe haber generado a través de los sistemas de prerregistro.
Para admitir estos envíos, el empleado debe comprobar que el peso del envío se corresponde con el prerregistrado, accediendo a IRIS>>Admisión>>Envíos Postales. En el campo para la lectura del código de esta pantalla, se lee el código de barras de un envío y si es correcto y todos los envíos son iguales han de admitirse leyendo todos los envíos uno a uno, de forma que permita asegurar la calidad en la admisión y el control de ingresos, desde Admisión>>Paquetes>>Con Prerregistro Rápido.
Si verificado que el peso que ha prerregistrado el cliente, no se corresponde con el real, se han de admitir modificando el peso desde IRIS>>Admisión>>Correspondencia unitaria>>Admisión rápida con pre-registro y en la pantalla que se despliega hay un check "modificar peso" que se ha de marcar y un desplegable para seleccionar el peso correcto, una vez seleccionado el peso, se marca el check que hay al lado "fijar peso" y a continuación se comienzan a leer los códigos de cada envío. Con esto se asegura que se facturarán por el peso correcto.
Si el pago se ha realizado al contado en Mi Oficina, la diferencia del importe entre lo abonado en Mi Oficina y lo que marca IRIS por la modificación de peso, sube a bolsa.
En el campo para la lectura del código comienza la lectura del código de barras de los envíos, de forma individualizada, es decir, hay que leer todos los envíos uno a uno, de forma que permita asegurar la calidad en la admisión y el control de ingresos.
Si se comprueba que hay discrepancias entre lo que ha prerregistrado el cliente (en tipo de producto, destino o valores añadidos) y el envío que presenta, se devolverá al cliente, indicándole la incidencia para que realice el registro correcto. Nunca se debe admitir un envío en el que el producto, destino o valores añadidos presentan discrepancias entre lo prerregistrado por el cliente y lo que muestra el envío.
Cuando hay discrepancias de peso (en un + - 5%) o dimensiones entre la información que devuelve el sistema y la que comprueba el admisor, el sistema permite cambiarlo y admitir el envío con el peso correcto. Cuando el envío que se está admitiendo tiene discrepancias de peso y es un envío de paquetería hay que modificarlo y el sistema imprime una nueva etiqueta para reetiquetar el envío y cursarlo con esta etiqueta modificada.
Cuando no hay discrepancias entre lo prerregistrado por el cliente y lo presentado en la oficina, se acepta la admisión y si hay diferencias una vez corregidas también se acepta y el sistema muestra la tableta digitalizadora para que el cliente firme la admisión, se genere la etiqueta si es necesario, el formulario de admisión para entregarlo en papel o enviarlo por mail si el cliente elige esta modalidad para recibirlo y la documentación que ha de acompañar al envío si es internacional o va a otro régimen fiscal diferente (CN23 por duplicado que ha de firmar el cliente o Etiqueta Comercial de Contenido) .
Si el envío se pagó en Mi Oficina en efectivo y ha habido que corregir el peso puede cargarse la diferencia del importe en la bolsa, y se ha de cobrar.
Es un producto especialmente pensado para devoluciones de particular a empresa de forma que los destinatarios de los productos dispongan de un canal cómodo y accesible para el retorno de los envíos con cargo a un cliente de contrato. Corresponderá al cliente de Correos, detraer o no del importe a reembolsar, el coste de devolución, de acuerdo a su política de devoluciones. Nunca se cobra importe al cliente que lo presenta.
En la admisión se comprueba el peso del envío y se modifica en caso que difiera.
Hay tres clases de logística inversa:
EPG paquetería e-commerce: este tipo de devolución se realiza para envíos de importación relacionados con el correo e-commerce, entre determinados Operadores postales del grupo EPG.
Los Paquetes de devoluciones E-commerce EPG empiezan todos por "CZ", continúan con 9 dígitos y terminan en "ES". Se ha de tener en cuenta que:
Una vez leído el código de barras, en la pantalla inicial en el campo "Envíos prerregistrados", si todo es correcto, el sistema volcará la información preavisada de dicho Paquete.
En IRIS se pueden modificar el campo peso e indicar el real en el momento de la admisión del Paquete.
Los envíos de Logística Inversa que comienzan por CZ nunca deben etiquetarse de nuevo, tienen que circular con la etiqueta del cliente.
NUNCA deben cursarse sin dar de alta en IRIS. No se admiten devoluciones E-commerce EPG desde Canarias, Ceuta y Melilla, el sistema no debe permitirlo y en estos casos mostrará un mensaje indicando "Las devoluciones de Paquetes E-commerce no se pueden realizar desde las Oficinas Nacionales de Canarias, Ceuta o Melilla".
Envíos prerregistrados L3/LI o una Referencia: el remitente de la Logística Inversa podrá presentarse con el envío bajo las siguientes modalidades:
El admisor registra en IRIS el código de envío o referencia interna de autorización para verificar que se dispone de información prerregistrada en el sistema y que esta se encuentra vigente, es decir que no ha vencido el plazo informado por el cliente para la admisión del envío. El admisor procede a comprobar el acondicionamiento general de los envíos, estado, peso, dimensiones máximas y mínimas, claridad de la etiqueta y código de barras.
El sistema de admisión comprobará si en el prerregistro viene autorizado el uso de embalajes, en cuyo caso informará al admisor para que en este caso elija el embalaje permitido más apropiado al envío, y procede a marcar dicho tipo de embalaje en el envío para su posible facturación.
En el caso de envíos destino Canarias, Ceuta, Melilla y Andorra, se comprobará que se presenta con la documentación aduanera necesaria correctamente cumplimentada.
La existencia de información previa será requisito indispensable para la admisión de los envíos. En caso de que el prerregistro este caducado, el propio sistema informa en el momento de la admisión de esta circunstancia.
Envíos sin prerregistro SN: los envíos de Logística Inversa SIN prerregistro, siempre empiezan por SN. Al no estar prerregistrados, hay que introducir los datos en IRIS para proceder a su admisión.
Se accede a IRIS>>Admisión>>Envíos Postales y se selecciona la pestaña "Paquetes".
Se informa el peso, si lleva o no MMPP y pulsa "Logística inversa" en el apartado de "Envíos compatibles. Para estos envíos, siempre hay que acceder por el botón de Logística Inversa.
Para la Logística Inversa SIN prerregistro (SN) el cliente debe aportar los datos a grabar o etiqueta preimpresa. Cuando aporta el n° de código de envío (etiqueta), al introducirlo en IRIS, el sistema devuelve los datos de contrato y cliente. En cualquiera de los casos, hay que cumplimentar todos los datos (pestaña de valores añadidos y datos de destinatario y remitente). Permite la venta de embalajes asociados al producto y siempre a cargo de un contrato, por lo que nunca hay que cobrarlo al contado.
Adicionalmente y solo en algunos casos, se deberá suministrar al cliente el embalaje más adecuado a las medidas y peso del envío, el coste irá contra al contrato, por lo que no se debe cobrar ningún importe al remitente.
Cuando la gestión a realizar es "Comprobar que nombre, apellidos y DOI del remitente del envío coinciden con DOI ....", se debe solicitar el DOI al depositante y comprobar que es la misma persona que figura en el remite del envío.
Una vez realizadas las comprobaciones de los datos que devuelve la aplicación, corregidos si es necesario y grabado el mail del cliente si este desea recibir el formulario de admisión por este medio, se acepta la admisión y el sistema devuelve la imagen de la tableta digitalizadora para que el cliente firme la admisión y se genera un formulario de admisión, que se le entrega en papel o envía por email. Firmada la admisión en la tableta digitalizadora, la admisión queda realizada.
En el caso de que sean envíos L3, LI o SN se puede imprimir la etiqueta si el cliente no la aporta o esta no está en perfectas condiciones. Los envíos CZ, siempre deben circular con la etiqueta que aporta el cliente adherida al envío.
El envío solo puede llevar una etiqueta, si se reimprime se debe colocar ocultando la anterior.